Hoe kom je glansrijk de vergadering door?

Een tijdje geleden deed Elon Musk een oproep aan zijn Tesla medewerkers: loop weg uit een vergadering als je niet meer nodig bent. Exemplarisch voor de haat-liefde verhouding die we met vergaderen hebben.

Niet alleen zien we veel vergaderingen als nutteloos, ook kunnen ze veel stress opleveren. Bij het “rondje” alleen al, krijgen velen het Spaans benauwd. En rustig door-appende collega’s werkt ook niet stimulerend. Tegelijkertijd kan zo’n samenkomst een handige manier zijn om samen beslissingen te nemen of elkaar over projecten te informeren. Ook is een vergadering een mooi moment om jezelf te laten zien en invloed uit te oefenen op de koers.

Vergaderen heeft, kortom, net te veel voordelen. Daardoor weten we zeker: voorlopig zullen we ons blijven verzamelen in kamers met grote tafels. Dus kunnen we er maar beter het beste van maken.

1. Stel vooraf je doel

Je kunt aanschuiven en de vergadering lijdzaam ondergaan. Of je kunt zorgen dat het je iets oplevert. Dat doe je door vooraf te bedenken: wat wil ik bereiken en wat is daarvoor nodig? Dus, welke punten wil ik inbrengen? Welke reactie kan ik daarop van mijn tafelgenoten verwachten? En, welke rol wil ik pakken? Door te weten wat je komt brengen en halen, maak je vergaderingen nuttiger en leuker.

En als je toch ad hoc een reactie moet geven, laat je emoties niet teveel met je aan de haal gaan:

2. Geef je bijdrage structuur

“Waarvan akte…”. De bekende dooddoener als iemand zich schuldig maakt aan een ellenlang verhaal zonder clou. Met een duidelijke structuur maak je jouw punt sneller en beter. Dat kan op vele manieren, bijvoorbeeld met:

1. Probleem – oplossing – visie: Je beschrijft wat misgaat, wat we eraan kunnen doen en in welke mooiere wereld we dan terecht komen. Een andere variant is terugblik – analyse – vooruitblik.
2. Beeld – Emotie – Betekenis: Schets een beeld of situatie, vertel wat het met jou heeft gedaan en deel de algemene les die je daaruit kan trekken.
3. State – Explain – Illustrate: Deze SEXI-regel laat zich het beste illustreren met een voorbeeld: Veel vergaderingen zijn tijdverspilling – mensen komen bij elkaar omdat het in hun agenda staat, niet om iets bij te dragen – laatst zat ik ook weer in zo’n zweterig hok met 10 man, twee mensen zaten elkaar een uur lang vliegen af te vangen, terwijl de rest verveeld op z’n telefoon zat te staren.

Je kunt naast illustreren met een beeldend verhaal, ook gebruikmaken van cijfers en statistieken.

Niet alleen bruikbaar in vergaderingen, ook Zondag met Lubach mag zich graag van dit soort structuren bedienen:

3. Spreek je uit

Je zit er niets voor niets, dus als je er bent: laat je gelden. Kleed je bijdrage aan met een anekdote of beelden. En, durf iets van je tafelgenoten te vragen. Je kunt je punt extra relevant maken door hen erbij te betrekken met een oproep. Bijkomend voordeel, je zet jezelf neer als een leider. Want, zo luidt het adagium, “Knechten informeren, leiders roepen op om in beweging te komen.”.

Wees dus niet te bescheiden, maar zoals met alles zijn er grenzen. Don’t try this at work…