We keren langzaam aan weer terug naar het leven zoals het was vóór Corona. Toch is de kans groot dat we nog veel online blijven vergaderen, en dat is niet altijd een feest. De perikelen uit deze Zoom promotievideo zal iedereen herkennen:
Deze video wordt niet getoond omdat er (nog) niet akkoord is gegaan met het plaatsen van cookies.
Wijzig keuze
Een online groepsgesprek met 4 of 5 collega’s is vaak nog goed te overzien, lastiger wordt het als het aantal toeneemt. En online meetings met een groep klanten of stakeholders zijn al helemaal delicaat.
Doelloze discussies, haperende techniek en onduidelijkheid wie het woord heeft: tijdverspilling en reputatieschade liggen op de loer. Hoe kun je zorgen dat deelnemers niet doodmoe en gefrustreerd de vergadering uit gaan? Zie hieronder een aantal tips uit de praktijk.
1. Maak een agenda
Een strakke planning en duidelijk doel is bij online meetings nog fundamenteler. Dus bereid je tot in de puntjes voor en maak een agenda met duidelijke tijdsplanning. Deze kan ongeveer de volgende volgorde hebben:
- Introductie met doel van de meeting, spelregels en technische uitleg
- Agenda (Welke punten worden behandeld, en hoe?)
- Informatieoverdracht door verschillende sprekers en eventueel discussie
- Interactie, bijvoorbeeld een vraag of opdracht
- Wrap up en afsluiting
2. Zorg voor feilloze techniek (en een plan B)
Ga je iets nieuws doen, bijvoorbeeld een presentatie geven via shared screen op een platform dat je niet kent of voor het eerst met virtuele breakout rooms aan de slag? Zorg dat je vooraf test of alles werkt zoals je wilt. Juist ook als de meeting op het platform van je klant plaatsvindt. En bedenk bij alles wat er mis kan gaan: wat is je backup plan? Bijvoorbeeld als breakouts niet lukken, wat kun je plenair doen? Of als je PPT uitvalt, zorg dat je flipover in de buurt hebt.
3. Maak duidelijke spelregels
Spreek aan het begin af wie de meeting leidt en het woord verdeelt. Zo voorkom je dat mensen door elkaar heen praten, en dan weer beiden stoppen, tegelijk weer beginnen enzovoorts… Ook van belang dat de moderator vooraf duidelijke tijdslimieten stelt aan bijdragen en interacties, en dat hij deze ook bewaakt. Het bespaart je zeeën van tijd.
4. Doe aan het begin een check in
Online kun je elkaar moeilijker inschatten. Het kan voor deelnemers onveiliger voelen om een bijdrage te leveren. Daarom is het extra belangrijk om te investeren in het groepsgevoel door iedereen in het begin kort aan het woord te laten. Ook zorgt het ervoor dat mensen direct geactiveerd worden. Bij grotere groepen kun je gebruik maken van de chatfunctie en een paar mensen wat laten vertellen. En ook tijdens de meeting kun je interactie stimuleren door vragen te stellen en opdrachten te geven. Zo betrek je iedereen en gaan mensen met een hoge energie de vergadering uit.
Wil je meer weten over Online interactie aangaan? Meld je hier aan voor ons gratis webinar op 9 juli van 10 tot 11.30u.
